Suomen kielen lautakunnan suosituksia, nimistönsuunnittelun ohjeita ja virkakieliohjeita, tietoa Kielitoimiston kieli- ja nimiohjeista, testejä.

Viranomaisten nimien suunnittelun periaatteet

Viranomaisten nimet ovat valtion ja kuntien hallinnon eri organisaatioiden virallisia nimiä. Esimerkiksi virastojen, toimielinten, toimialojen, osastojen ja yksiköiden nimet ovat viranomaisten nimiä. Niitä ovat myös viranomaisten tuottamien julkisten palveluiden, hankkeiden ja verkkosivustojen nimet.

Viranomaisen nimen tehtävä

Viranomaisen nimi on ensimmäinen kontakti asiakkaan ja viranomaisen välillä ja siksi arvokas tiedonvälittäjä. Nimen tärkein tehtävä on yksilöidä viranomainen ja kertoa kuulijalle olennaista tietoa sen toiminnasta: Mihin tarvitsen tätä viranomaista tai palvelua? Mitkä ovat sen ydintehtävät tai -toiminnot?

Mitä vaatimuksia lait asettavat?

Viranomaisten nimien on noudatettava kielilakia, saamen kielilakia ja hallintolakia:

  • Kielilain mukaan (23. §) valtion viranomaisten ja kaksikielisten kuntien viranomaisten tulee palvella yleisöä suomeksi ja ruotsiksi. Viranomaisen tulee sekä palvelussaan että muussa toiminnassaan osoittaa yleisölle käyttävänsä molempia kieliä.
  • Saamen kielilaissa on määritelty ne viranomaiset, joiden on yleisölle suunnatussa tiedottamisessa käytettävä myös saamen kieltä (2. ja 8. §). Viranomaisen tulee osoittaa yleisölle palvelevansa myös saameksi (24. §).
  • Hallintolain mukaan (9. §) viranomaisten on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Tämä koskee myös viranomaisten nimiä.

Kaksikielisten viranomaisten (valtio ja kaksikieliset kunnat) nimet on suunniteltava rinnan suomeksi ja ruotsiksi. Näin molempiin kieliin saadaan toimivat nimet. Virallisen nimen lisäksi myös lyhenteet ja verkkotunnukset muodostetaan erikseen kunkin kielen käyttöä varten.

On muistettava, että sähköistä viestintää, brändiä tai logoa palvelevat ominaisuudet ovat nimessä toissijaisia, jos ne ovat ristiriidassa lakien vaatimusten kanssa. Esimerkiksi lyhyeen ja napakkaan nimeen on hyvä pyrkiä, mutta ei koskaan ymmärrettävyyden kustannuksella. Brändiä voi mainiosti luoda myös kohdettaan kuvaavalla nimellä (esim. Helsingin yliopisto / Helsingfors universitet, Museovirasto/Museiverket ja Väestörekisterikeskuksen Nimipalvelu/Namntjänst).

Hyvän nimen ominaisuuksia

Hyvä suomenkielinen nimi noudattaa suomen oikeinkirjoitusta ja ruotsinkielinen nimi ruotsin oikeinkirjoitusta. Nimi on helppo kirjoittaa ja muistaa. Nimen on toimittava myös teksti- tai puheyhteydessään: ääntämisen ja taivuttamisen on sujuttava ongelmitta.

Nimen tulee olla tunnistettavissa viranomaisen nimeksi ja erottua kaupallisista nimistä, kuten yritysten nimistä. Siksi nimen loppuosaksi on hyvä valita nimen kohdetta selvästi kuvaavaa sana kuten suomeksi esimerkiksi keskus, laitos, virasto, koulu, hanke tai palvelu tai ruotsiksi esimerkiksi verk, myndighet, skola tai tjänst. Selkeä loppuosa antaa todenmukaisen kuvan siitä, minkätyyppinen viranomainen on kyseessä ja millaisia palveluja asiakkaat voivat siltä odottaa. 

Hyvät viranomaisten nimet ovat kohdettaan kuvailevia ilmauksia. On hyvä muistaa, että aina erisnimi ei ole edes tarpeen. Esimerkiksi asiakaspalvelun kehittämishanke on yleissanoista koostuva kuvaileva nimitys, joka riittää hyvin yksilöimään hankkeen. Selvästi isolla alkukirjaimella kirjoitettava erisnimi olisi sen sijaan esimerkiksi Asiakaspalvelu kuntoon -hanke.

Nimissä käytetty sanasto

Väärinkäsitysten välttämiseksi nimissä on syytä käyttää yleiskielisiä, kansalaisille tuttuja sanoja niiden yleiskielisessä merkityksessä: esimerkiksi sairaalaa on kaikkein selvintä kutsua sairaalaksi (ruotsiksi sjukhus) ja viraston osastoa osastoksi (avdelning) tai yksiköksi (enhet).

Valtakunnallinen kokonaisuus on otettava sanojen ja nimien käytössä huomioon. Kun kyse on sellaisten eri puolilla maata toistuvien julkisten palveluiden kuin peruskoulujen tai terveyskeskusten nimistä, niiden olisi yhdenvertaisuuden vuoksi oltava yhdenmukaisia. Jos viranomaisen nimi sisältää paikannimen, kuten Pohjois-Savo, sen myös pitää toimia valtakunnallisesti Pohjois-Savoksi käsitetyllä alueella.

Lyhenteitä vain tarvittaessa

Virallisesta nimestä voi tarvittaessa muodostaa lyhenteen. Toimivia ovat nimen alkukirjaimista muodostetut, korkeintaan nelikirjaimiset koostelyhenteet (esim. VRK < Väestörekisterikeskus, FPA < Folkpensionsanstalten) tai lyhennesanat (esim. Kela < Kansaneläkelaitos, Skypo < Skyddspolisen), jotka ovat yhdistettävissä koko nimeen.

Lyhennettä voi käyttää esimerkiksi sähköpostiosoitteissa, verkkotunnuksissa ja sosiaalisessa mediassa. Tekstissä ja puheessa lyhennettä voi käyttää, kunhan virallinen nimi on ensin mainittu. Lyhennettä ei ole tarkoituksenmukaista käyttää virallisen nimen rinnalla, vaan sen asemesta puhetta tai tekstiä tiivistämässä.

Lyhenteiden sijaan joistakin viranomaisista on olemassa lyhenteiden kaltaisia oheis- tai käyttönimiä. Niiden käyttöä kannattaa välttää, koska ne kertovat huonosti viranomaisen toiminnasta ja sekoittuvat helposti yritysnimiin.

Oheisnimet on usein muodostettu jotakin virallisen nimen osaa hyödyntäen, mutta eivät ole lyhenteiden tapaan siihen yhdistettävissä (esimerkiksi Palkeet < Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus). Suomen- ja ruotsinkielisissä yhteyksissä käytetty oheisnimi saattaa olla vaikkapa englanninkielisen virallisen nimen pohjalta muodostettu. Tällainen on esimerkiksi Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskuksen käyttämä Fimea.

Nimeä suunniteltaessa ei koskaan tule lähteä liikkeelle lyhenteestä, sillä lyhenne ei sellaisenaan kerro, mitä kyseinen viranomainen tekee. Päinvastoin: nimestä ei tarvitse muodostaa julkiseen käyttöön lainkaan lyhennettä, jos käyttö on vaivatonta sellaisenaan.

Organisaatiomuutos ei aina vaadi nimenmuutosta

Organisaatiomuutosten kuten virastoiden yhdistymisten yhteydessä kannattaa aina miettiä, olisiko jokin jo olemassa olevista nimistä edelleen käyttökelpoinen. Käytössä olevan nimen säilyttäminen on kustannusten, jatkuvuuden, tunnettuuden ja viestinnän kannalta yleensä kaikkien etu ja toimivin ratkaisu. Esimerkiksi Opetushallituksen ja Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskuksen yhdistyessä uuden viraston nimeksi tuli Opetushallitus/Utbildningsstyrelsen. On myös hyvä muistaa, että organisaation nimeen ei voi eikä tarvitse mahduttaa kaikkia toimintoja, vaan keskeistä on kuvata ydintoimintaa (esim. Maanmittauslaitos/Lantmäteriverket).

Nimien suunnittelu mukaan prosessiin alusta alkaen

Kun uutta organisaatiota, palvelua, verkkosivustoa tms. aletaan suunnitella, tulisi myös nimien suunnittelun eri kieliversioineen olla mukana alusta alkaen. Näin voidaan välttää sekä toimimattomat käännökset että huonosti suunniteltujen työnimien vakiintuminen käyttöön. Hyötyä voi olla organisaation sisäisestä prosessikaaviosta, jossa on kuvattu uusien nimien suunnittelun eri vaiheet.

Koska nimet ovat osa kieltä, suunnittelussa kannattaa hyödyntää kielen ja viestinnän ammattilaisia. Lisäksi kannattaa kysyä nimien käyttäjien mielipidettä, jotta nimet sopivat myös niitä tarvitseville asiakkaille.