Tiedotuspäällikkö Tiina Salonen korostaa kuntalaisten näkökulmaa Vaasassa
Virkakielikampanjan pilottikaupunki Vaasa kehittää viestintäänsä kuntalaisten näkökulmasta. Vaasa on Tampereen lisäksi toinen kampanjan pilottikunnista.
Vaasassa
parannettiin kaupunginhallituksen esityslistan valmistelutekstejä henkilöstöä
kouluttamalla. Lisäksi yhteistyössä Vaasan yliopiston opiskelijoiden kanssa
tehtiin hallinnon, päätöksenteon ja kaavoituksen sanastot suomeksi ja
ruotsiksi.
Tiina Salonen toimii Vaasan kaupungilla tiedotuspäällikkönä.
Salosen tehtäviin kuuluu olennaisena osana päätösviestintä: kaupunginhallituksen
päätöksistä tehdään esimerkiksi kuntalaisille nettiuutisia. Päätöksistä tehdään
myös ääneen luetut ja viittomakieliset uutiset.
Kampanjatyötä veti alussa silloinen viestintäpäällikkö Maria
Backman. Backmanin siirryttyä toiseen yksikköön Salonen otti ohjat käsiinsä. Virkakielityön
ydinryhmään ovat kuuluneet Salosen ja Backmanin lisäksi ylikielenkääntäjä sekä
hallintojohtaja. ”Oli selvää, että hallintojohtaja on mukana. Virkakieliasiat
liittyvät suoraan hallintojohtajan toimintaan ja päätösmenettelyn
ohjeistuksiin.”
Salonen on erityisen iloinen siitä, että kampanjan myötä
viestintäasiat ovat olleet esillä ja niistä on keskusteltu. Omaan työhön on niin
ikään saanut uusia näkökulmia. ”Tämä on ollut mielenkiintoinen kokonaisuus.”
Kaupunginhallituksen
tekstit keskeisiä kuntalaisen kannalta
Pilotoinnin kohteeksi valittiin kaupunginhallituksen
esityslistan valmistelutekstit, koska kuntalaisen kannalta kaupunginhallituksen
päätökset ovat keskeisiä; esityslistateksti vaikuttaa suoraan siihen, miten
ymmärrettävä päätöstekstistä tulee. Tämä kehityskohde kattaa myös
kaupunginhallinnon eri aiheet ja koko organisaation.
Viestintäosaston ja kielenkääntämön mukaan ongelmana
kaupunginhallituksen esityslistoissa oli, että ne olivat pitkiä ja eri
kirjoittajilla hyvin erilaisia. ”Esiin nousi sanavalintojen, täsmällisyyden, lyhyyden
ja tiiviyden tärkeys.” Tavoitteena oli saada esityslistoihin selkeää ja hyvää
yleiskieltä sekä parantaa niiden rakennetta ja ymmärrettävyyttä.
Salosen työn näkökulmasta kaupunginhallituksen tekstien parantaminen helpottaa myös tiedottamista.
Koulutuksella sama tietopohja kaikille
Salonen on kampanjan aikana järjestänyt henkilöstölle
kirjoittamiskoulutusta. ”Meillä on ollut puolen päivän mittaisia koulutuksia.
Kouluttajat tulivat Vaasan yliopistosta.”
Koulutusten tavoitteena oli, että kaikille saataisiin
aiheesta sama tietopohja. ”Pidimme tärkeänä kouluttaa kaikkia kohderyhmään
kuuluvia. Eri ihmisillä lähtötilanne on erilainen: osa on tehnyt jo ennen
kampanjaa todella hyviä tekstejä, osalla taas on enemmän kehitettäviä asioita.”
Koska Vaasa on kaksikielinen kunta, tarjolla oli myös
ruotsinkielinen koulutus, jossa syvennyttiin ruotsin kielen erityispiirteisiin.
”Meillä on sovittu, että valmistelutekstit jokainen saa tehdä omalla
äidinkielellään”, Salonen kertoo.
Tekstien analysointia
ja keskustelua yhdessä
Koulutuskerroilla oli selkeät pääteemat, ja ne suunniteltiin
tarpeiden pohjalta. ”Kouluttajille lähetettiin esityslistatekstejä, joista he
poimivat ongelmakohtia ja joita he hyödynsivät niitä koulutuksissa. Pääpaino
oli esittelyteksteissä tekstilajina. Myös muita kielenhuoltoasioita käytiin
läpi.”
Koulutukset koostuivat luennoista ja harjoituksista.
”Luennolla käytiin läpi aitoja esityslistatekstejä ja analysoitiin ja
muokattiin niitä.” Salonen kertoo, etteivät kouluttajat antaneet valmiita
muutosehdotuksia, vaan kurssilaiset miettivät pienryhmissä, miten tekstistä
voisi saada helpommin ymmärrettävän. ”Yhdellä koulutuskerralla sai myös
lähettää analysoitavaksi oman tekstinsä.”
Ensimmäinen koulutus oli heti virkakielikampanjan alettua
syksyllä 2014. ”Meillä on viestintäosastolle ja esimiehille kaksi kertaa
vuodessa viestintäpäivä”. Sen yhtenä aiheena oli syksyllä selkeä virkakieli.
Varsinaiselle kohderyhmälle, esityslistojen
valmistelijoille, koulutukset aloitettiin huhtikuussa 2015. ”Valmistelijat oli
kutsuttu koulutukseen. Lisäksi koulutukset olivat henkilöstön
koulutuskalenterissa avoinna kaikille, joten osallistujia on tullut muualtakin.”
Virkakielen
kehittämisen työkalut ja apukeinot tehokkaampaan käyttöön
Koulutusten avulla myös kirjoittamisen työkalut ja apukeinot,
kuten Kielitoimiston ohjepankki, esiteltiin osallistujille, ja ne on linkitetty
intranetiin. ”Hyvä, että saatiin nämä työkalut nyt kaikkien käyttöön”, Salonen
kertoo. ”Myös koulutusmateriaalit laitetaan koko henkilöstön saataville. Aiomme
myös esittää sisäiseen koulutusohjelmaan säännöllistä koulutusta tästä
aiheesta”, Salonen valottaa jatkosuunnitelmia.
Koulutuksista on saatu hyvää palautetta, ja henkilöstö on
pitänyt hyvänä asiana, että aihe nostettiin esiin ja siitä keskustellaan. Kiitosta
on tullut siitä, että selkeän kielen käyttöön annetaan koulutusta ja että
sisällöissä ja harjoituksissa käytettiin oikeita valmistelutekstejä. Salonen jää
odottamaan koulutusten hedelmiä. ”On todella mielenkiintoista nähdä, miten
koulutus näkyy valmisteluteksteissä.”
Hallinnon,
päätöksenteon ja kaavoituksen sanasto kuntoon
Koulutusten lisäksi kampanjan satoa on Vaasan yliopiston
asiantuntijoiden ja opiskelijoiden kanssa tehty sanastotyö. Kolme teknisen
viestinnän maisteriohjelman opiskelijaa teki sanastotyön eli
termityön osana terminologian syventävää opinto-ohjelmaa. ”He laativat meille
kolmesta aiheesta sanaston ja määritelmät”, Salonen kertoo yhteistyöstä.
Sanastotyö käsitti hallintoon, päätöksentekoon ja
kaavoitukseen liittyvän sanaston. ”Näistä valittiin keskeiset käsitteet, jotka
pitäisi avata, koska ne eivät ole kuntalaisille niin selkeitä.” Kukin
opiskelija teki yhden aiheen sanaston. Sanastot on julkaistu opiskelijoiden
luvalla Vaasan yliopiston Wasaterm-sivustolla, jossa ne ovat kaikkien
käytettävissä.
Yhteistyö oli mielekästä myös opiskelijoille. ”Opiskelijat
olivat hyvin motivoituneita, kun toimeksiantajana oli oikea organisaatio, jolla
on olemassa oleva tarve termistöjen selkeyttämiselle”, kertoo viestintätieteiden
professori Anita Nuopponen Vaasan yliopistosta ja toivoo yhteistyötä
jatkossakin.
Asioista puhuttava
niiden oikeilla nimillä
Sanastotyö on Salosen mukaan avannut silmiä sille, miten
olennaista on sopia nimeämistavasta. Hän kertoo, että sanastotyöstä poiki
todella arvokas keskustelu siitä, mitä nimeä itse asiassa käytetään. ”On
tärkeää sekä viestinnän, kuntalaisten että päättäjien kannalta, että asioista
puhutaan niiden oikeilla nimillä.”
Sanastotyöstä on ollut myös välillistä hyötyä: verkkosivujen
uudistusprojektissa sivujen sisältöihin ja organisaation kuvauksiin saatiin
konkreettista apua. ”Esimerkiksi sivistystoimen kuvaus kirjoitettiin uusiksi
tämän pohjalta. Hallintojohtaja käytti sanastoja hyödykseen uudistettujen
johtosääntöjen viimeistelyssä”, Salonen kertoo.
Vaasan kaupungin tukipalveluissa on meneillään
organisaatiouudistus. ”Sanasto ja määritelmät muokataan vielä uuden
organisaation mukaisesti ja niille tehdään ruotsinkieliset vastineet, sitten
sanasto saadaan kaikkien käyttöön.”
Kuntalaisen näkökulma
aina tärkein
Vaasassa jatketaan kaupunginhallituksen päätösten
kehittämistä kampanjan jälkeenkin: käännettävät esityslista- ja
pöytäkirjatekstit sekä muut käännettävät tekstit päivitetään ja vakiomuotoiset
valmistelutekstit modernisoidaan. Lisäksi päätösmenettelyn ohjeistus käydään
läpi, sillä ohjeistukset vaikuttavat niin ikään päätösteksteihin ja tekstien
rakenteeseen. Salonen haluaisi hyödyntää myös muiden pilottien kokemuksia.
”Varmasti muillakin on samantyyppisiä ongelmia ja ratkaisuja niihin.”
Salonen on painottanut työssään viestinnän ammattilaisena aina vastaanottajan ja kuntalaisten näkökulmaa. ”Että se olisi aina se keskeisin kaikessa toiminnassa.” Erityisen iloinen hän on siitä, että nyt asiasta on saanut toitottaa kampanjan myötä oikein luvan kanssa ja tuloksia on saatu aikaan. ”Tässäkin nyt näkee, että kyllä se on tärkeä asia”, Salonen nauraa tyytyväisenä.
Teksti: Mirja Nissinen
Haastattelu on tehty syyskuussa 2015.