Tiedotuspäällikkö Tiina Salonen korostaa kuntalaisten näkökulmaa Vaasassa

Virkakielikampanjan pilottikaupunki Vaasa kehittää viestintäänsä kuntalaisten näkökulmasta. Vaasa on Tampereen lisäksi toinen kampanjan pilottikunnista.

Vaasassa parannettiin kaupunginhallituksen esityslistan valmistelutekstejä henkilöstöä kouluttamalla. Lisäksi yhteistyössä Vaasan yliopiston opiskelijoiden kanssa tehtiin hallinnon, päätöksenteon ja kaavoituksen sanastot suomeksi ja ruotsiksi.

Tiina Salonen toimii Vaasan kaupungilla tiedotuspäällikkönä. Salosen tehtäviin kuuluu olennaisena osana päätösviestintä: kaupunginhallituksen päätöksistä tehdään esimerkiksi kuntalaisille nettiuutisia. Päätöksistä tehdään myös ääneen luetut ja viittomakieliset uutiset.

Kampanjatyötä veti alussa silloinen viestintäpäällikkö Maria Backman. Backmanin siirryttyä toiseen yksikköön Salonen otti ohjat käsiinsä. Virkakielityön ydinryhmään ovat kuuluneet Salosen ja Backmanin lisäksi ylikielenkääntäjä sekä hallintojohtaja. ”Oli selvää, että hallintojohtaja on mukana. Virkakieliasiat liittyvät suoraan hallintojohtajan toimintaan ja päätösmenettelyn ohjeistuksiin.”

Salonen on erityisen iloinen siitä, että kampanjan myötä viestintäasiat ovat olleet esillä ja niistä on keskusteltu. Omaan työhön on niin ikään saanut uusia näkökulmia. ”Tämä on ollut mielenkiintoinen kokonaisuus.”

Kaupunginhallituksen tekstit keskeisiä kuntalaisen kannalta

Pilotoinnin kohteeksi valittiin kaupunginhallituksen esityslistan valmistelutekstit, koska kuntalaisen kannalta kaupunginhallituksen päätökset ovat keskeisiä; esityslistateksti vaikuttaa suoraan siihen, miten ymmärrettävä päätöstekstistä tulee. Tämä kehityskohde kattaa myös kaupunginhallinnon eri aiheet ja koko organisaation.

Viestintäosaston ja kielenkääntämön mukaan ongelmana kaupunginhallituksen esityslistoissa oli, että ne olivat pitkiä ja eri kirjoittajilla hyvin erilaisia. ”Esiin nousi sanavalintojen, täsmällisyyden, lyhyyden ja tiiviyden tärkeys.” Tavoitteena oli saada esityslistoihin selkeää ja hyvää yleiskieltä sekä parantaa niiden rakennetta ja ymmärrettävyyttä.

Salosen työn näkökulmasta kaupunginhallituksen tekstien parantaminen helpottaa myös tiedottamista.

Koulutuksella sama tietopohja kaikille

Salonen on kampanjan aikana järjestänyt henkilöstölle kirjoittamiskoulutusta. ”Meillä on ollut puolen päivän mittaisia koulutuksia. Kouluttajat tulivat Vaasan yliopistosta.”

Koulutusten tavoitteena oli, että kaikille saataisiin aiheesta sama tietopohja. ”Pidimme tärkeänä kouluttaa kaikkia kohderyhmään kuuluvia. Eri ihmisillä lähtötilanne on erilainen: osa on tehnyt jo ennen kampanjaa todella hyviä tekstejä, osalla taas on enemmän kehitettäviä asioita.”

Koska Vaasa on kaksikielinen kunta, tarjolla oli myös ruotsinkielinen koulutus, jossa syvennyttiin ruotsin kielen erityispiirteisiin. ”Meillä on sovittu, että valmistelutekstit jokainen saa tehdä omalla äidinkielellään”, Salonen kertoo.

Tekstien analysointia ja keskustelua yhdessä

Koulutuskerroilla oli selkeät pääteemat, ja ne suunniteltiin tarpeiden pohjalta. ”Kouluttajille lähetettiin esityslistatekstejä, joista he poimivat ongelmakohtia ja joita he hyödynsivät niitä koulutuksissa. Pääpaino oli esittelyteksteissä tekstilajina. Myös muita kielenhuoltoasioita käytiin läpi.”

Koulutukset koostuivat luennoista ja harjoituksista. ”Luennolla käytiin läpi aitoja esityslistatekstejä ja analysoitiin ja muokattiin niitä.” Salonen kertoo, etteivät kouluttajat antaneet valmiita muutosehdotuksia, vaan kurssilaiset miettivät pienryhmissä, miten tekstistä voisi saada helpommin ymmärrettävän. ”Yhdellä koulutuskerralla sai myös lähettää analysoitavaksi oman tekstinsä.”

Ensimmäinen koulutus oli heti virkakielikampanjan alettua syksyllä 2014. ”Meillä on viestintäosastolle ja esimiehille kaksi kertaa vuodessa viestintäpäivä”. Sen yhtenä aiheena oli syksyllä selkeä virkakieli.

Varsinaiselle kohderyhmälle, esityslistojen valmistelijoille, koulutukset aloitettiin huhtikuussa 2015. ”Valmistelijat oli kutsuttu koulutukseen. Lisäksi koulutukset olivat henkilöstön koulutuskalenterissa avoinna kaikille, joten osallistujia on tullut muualtakin.”

Virkakielen kehittämisen työkalut ja apukeinot tehokkaampaan käyttöön

Koulutusten avulla myös kirjoittamisen työkalut ja apukeinot, kuten Kielitoimiston ohjepankki, esiteltiin osallistujille, ja ne on linkitetty intranetiin. ”Hyvä, että saatiin nämä työkalut nyt kaikkien käyttöön”, Salonen kertoo. ”Myös koulutusmateriaalit laitetaan koko henkilöstön saataville. Aiomme myös esittää sisäiseen koulutusohjelmaan säännöllistä koulutusta tästä aiheesta”, Salonen valottaa jatkosuunnitelmia.

Koulutuksista on saatu hyvää palautetta, ja henkilöstö on pitänyt hyvänä asiana, että aihe nostettiin esiin ja siitä keskustellaan. Kiitosta on tullut siitä, että selkeän kielen käyttöön annetaan koulutusta ja että sisällöissä ja harjoituksissa käytettiin oikeita valmistelutekstejä. Salonen jää odottamaan koulutusten hedelmiä. ”On todella mielenkiintoista nähdä, miten koulutus näkyy valmisteluteksteissä.”

Hallinnon, päätöksenteon ja kaavoituksen sanasto kuntoon

Koulutusten lisäksi kampanjan satoa on Vaasan yliopiston asiantuntijoiden ja opiskelijoiden kanssa tehty sanastotyö. Kolme teknisen viestinnän maisteriohjelman opiskelijaa teki sanastotyön eli termityön osana terminologian syventävää opinto-ohjelmaa. ”He laativat meille kolmesta aiheesta sanaston ja määritelmät”, Salonen kertoo yhteistyöstä.

Sanastotyö käsitti hallintoon, päätöksentekoon ja kaavoitukseen liittyvän sanaston. ”Näistä valittiin keskeiset käsitteet, jotka pitäisi avata, koska ne eivät ole kuntalaisille niin selkeitä.” Kukin opiskelija teki yhden aiheen sanaston. Sanastot on julkaistu opiskelijoiden luvalla Vaasan yliopiston Wasaterm-sivustolla, jossa ne ovat kaikkien käytettävissä.

Yhteistyö oli mielekästä myös opiskelijoille. ”Opiskelijat olivat hyvin motivoituneita, kun toimeksiantajana oli oikea organisaatio, jolla on olemassa oleva tarve termistöjen selkeyttämiselle”, kertoo viestintätieteiden professori Anita Nuopponen Vaasan yliopistosta ja toivoo yhteistyötä jatkossakin.

Asioista puhuttava niiden oikeilla nimillä

Sanastotyö on Salosen mukaan avannut silmiä sille, miten olennaista on sopia nimeämistavasta. Hän kertoo, että sanastotyöstä poiki todella arvokas keskustelu siitä, mitä nimeä itse asiassa käytetään. ”On tärkeää sekä viestinnän, kuntalaisten että päättäjien kannalta, että asioista puhutaan niiden oikeilla nimillä.”

Sanastotyöstä on ollut myös välillistä hyötyä: verkkosivujen uudistusprojektissa sivujen sisältöihin ja organisaation kuvauksiin saatiin konkreettista apua. ”Esimerkiksi sivistystoimen kuvaus kirjoitettiin uusiksi tämän pohjalta. Hallintojohtaja käytti sanastoja hyödykseen uudistettujen johtosääntöjen viimeistelyssä”, Salonen kertoo.

Vaasan kaupungin tukipalveluissa on meneillään organisaatiouudistus. ”Sanasto ja määritelmät muokataan vielä uuden organisaation mukaisesti ja niille tehdään ruotsinkieliset vastineet, sitten sanasto saadaan kaikkien käyttöön.”

Kuntalaisen näkökulma aina tärkein

Vaasassa jatketaan kaupunginhallituksen päätösten kehittämistä kampanjan jälkeenkin: käännettävät esityslista- ja pöytäkirjatekstit sekä muut käännettävät tekstit päivitetään ja vakiomuotoiset valmistelutekstit modernisoidaan. Lisäksi päätösmenettelyn ohjeistus käydään läpi, sillä ohjeistukset vaikuttavat niin ikään päätösteksteihin ja tekstien rakenteeseen. Salonen haluaisi hyödyntää myös muiden pilottien kokemuksia. ”Varmasti muillakin on samantyyppisiä ongelmia ja ratkaisuja niihin.”

Salonen on painottanut työssään viestinnän ammattilaisena aina vastaanottajan ja kuntalaisten näkökulmaa. ”Että se olisi aina se keskeisin kaikessa toiminnassa.” Erityisen iloinen hän on siitä, että nyt asiasta on saanut toitottaa kampanjan myötä oikein luvan kanssa ja tuloksia on saatu aikaan. ”Tässäkin nyt näkee, että kyllä se on tärkeä asia”, Salonen nauraa tyytyväisenä.

Teksti: Mirja Nissinen

Haastattelu on tehty syyskuussa 2015.