Tietoa kielipolitiikasta, Suomen kielistä ja suomen sukukielistä, kielenkäytön lajeista, nimistöstä, eri kielimuodoista, kielen- ja nimistönhuollosta.

Kapulat pois esityslistoista ja tiedotteista

Meillä Uudenmaan liitossa on paljon kokouksia, joissa päätetään maakunnalle tärkeistä asioista. Etenkin maakuntahallituksen esityslistat ja päätökset kiinnostavat mediaa, kuntien työntekijöitä ja muita alueen toimijoita.

Viime talvena tuskailimme viestinnässä, miten työlästä on kirjoittaa hyviä tiedotteita pitkien ja virkakielisten esityslistojen pohjalta. Samaan aikaan hallintoyksikkömme harmitteli, miten vaikeat listatekstit pitkine käsittelyhistorioineen tekivät kokouksista ja niihin valmistautumisesta raskasta.

Kukaan ei voita, jos sekä päättäjät että päätöksistä kiinnostuneet joutuvat metsästämään asian ydintä kapuloita vilisevästä tekstimassasta. Siksi otimme talousarviossamme tavoitteeksi, että parannamme liiton kokousasioiden valmistelua.

Motoksi otimme hallintolain kohdan: viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Käynnistimme hallinnon ja viestinnän yhteisen projektin, jonka tuloksena uudistettiin neljä asiaa:

1) Esityslistojen kirjoittajille luotiin yhteinen malli, jonka avulla tekstien rakenteesta tulee yhtenäinen

Kaikissa esityslistoissa asiat kerrotaan nyt lukijalle samassa järjestyksessä. Mallissa on ytimekäs otsikko, alkuun tulee tiivistelmä, ja kokonaisuus noudattaa uutisrakennetta.

2) Esityslistan asioiden käsittelyhistoria piilotettiin linkin taa

Aiemmin esityslista alkoi aina asian vanhimmasta käsittelystä. Uusimman tiedon ääreen päästäkseen lukija joutui pahimmillaan kahlaamaan läpi kymmenen sivua vanhaa tekstiä. Nyt esillä on vain uusin teksti, ja vanhat asiat löytyvät tarvittaessa linkin takaa.

Vertaile tekstiesimerkkejä:

3) Tekstien valmistelijoille järjestetään kirjoittajakoulu syksyllä 2015

Kaikille talossamme kokoustekstejä tekeville päätettiin pitää kaksiosainen kirjoittajakoulu, jossa syvennytään uuteen malliin ja siihen, millaisilla lauserakenteilla, kappalejaoilla ja sanavalinnoilla saadaan aikaan hyvää yleiskieltä. Työpajoissa kaikki saavat parannella uuteen uskoon jonkin vanhan esityslistaa varten kirjoitetun tekstinsä. Koulutukset toteutetaan syys−lokakuussa 2015.

4) Päätöksistä kertovia tiedotteita lyhennettiin, ja niihin lisättiin linkit oikeisiin kohtiin esityslistassa

Aiemmin tiedotteisiin kirjoitettiin kustakin lista-asiasta yleiskielinen tiivistelmä. Tuloksena oli kuitenkin raskaita, jopa kahdeksan liuskan mittaisia tiedotteita. Samalla lisätietoa haluavan oli kahlattava läpi koko esityslista. Nyt tiedotteeseen nostetaan lyhyesti vain asioiden pääkohdat, joista vie linkki oikeaan kohtaan esityslistassa. Lopputulos on huomattavasti kevyempi, ja tärkeimmät asiat erottuvat hyvin.

Vertaa vanhaa ja uutta tiedotetta: