Tietoa kielipolitiikasta, Suomen kielistä ja suomen sukukielistä, kielenkäytön lajeista, nimistöstä, eri kielimuodoista, kielen- ja nimistönhuollosta.

Tiedottaja Kaisa Härkisaari luotsaa Maahanmuuttoviraston pilottihanketta

Maahanmuuttovirasto (Migri) on kampanjan pilottihankkeessaan kiinnittänyt huomiota erityisesti viraston verkkosivuihin. Esimerkiksi lupa-asioista ja kansalaisuuden hakemisesta on laadittu kuvitettuja prosessikuvauksia. Myös verkkosivuilla oleva maahanmuuttosanasto on käyty tarkasti läpi.

Pilottihanke alkaa olla Migrin osalta loppusuoralla. Tapasimme Kaisa Härkisaaren, joka on toiminut kampanjassa viraston yhteyshenkilönä. Härkisaari työskentelee Maahanmuuttoviraston tiedottajana ulkoisessa viestinnässä. Tavallisesti hänen tehtäviinsä kuuluu mediaviestintää, verkkosivuston sisällöstä vastaamista yhdessä viestintäpäällikön kanssa ja jonkin verran myös viraston sisäistä viestintää.

Haastatteluhetkellä tilanne on kuitenkin hieman toinen: ”Nyt viimeisen kuukauden aikana työnkuvani on mennyt aika lailla kokonaan uusiksi”, Härkisaari kertoo viitaten turvapaikanhakijoiden kasvaneeseen määrään.

Kehittämiskohde pilottihankkeeseen löytyi helposti

Pilottihankkeeseen sopivia kehittämiskohteita ei Härkisaaren mukaan tarvinnut etsiskellä: ”Valinta oli kauhean helppo. Oli todella hyvä, että työlle sai pontta virkakielikampanjasta.”

Härkisaari kertoo, että kehittämiskohteet löytyvät usein yhteistyössä asiakaspalveluyksikön kanssa: ”Heiltä tulee suora palaute siitä, mitä tekstiä asiakas ei vaikka verkkosivuilla ymmärrä.”

Kampanjatyötä luontevasti muun työn ohella

Härkisaari kertoo tehneensä tekstien selkeytystyötä toimittajana jo ennen Maahanmuuttovirastoon tuloaan. Hän kertoo myös ollevansa hyvin kiinnostunut virkakielestä: ”Viranomainen voi kyllä viestiä selkeästi ja ymmärrettävästi. Minulla on vahvasti sellainen ajatus tekstien tuottamisessa, että virkakieltä ja byrokraattista ilmaisutapaa voi välttää aina. Ehkä senkin takia sitten ohjauduin tähän mukaan.”

Härkisaari kertoo olevansa kiinnostunut myös viestinnän visuaalisesta puolesta. ”Opiskelin maisterivaiheessa visuaalista journalismia, kuten valokuvausta. Ehkä sen kautta on tullut kiinnostus infograafeihin. Haluaisin kovasti sellaisia meille enemmän, mutta työvoima ei riitä eivätkä aina taidotkaan. Mielestäni visuaalisuus kulkee käsi kädessä selkeämmän kielen ja ilmaisun kanssa.”

Pilottihanke ei ole vienyt Härkisaarelta kovin paljoa työaikaa. ”Selkeämmän kielen tekeminen on osa jokapäiväistä työtäni, joten sitä on myös aika vaikea erotella.” Ihan jokaisessa työpäivässä kampanja ei ole näkynyt, mutta sen myötä Härkisaari on päätynyt myös muihin vastaaviin tehtäviin. ”Jos meillä on ollut jotain selkeäkielisyysasioita, niin usein se olen ollut minä, joka niihin on perehtynyt.”

Ohjeen pitää näyttää ohjeelta

Usein viranomaisten ohjeissa käytetään kuvailevia passiivirakenteita, mutta Maahanmuuttovirasto on prosessikuvauksissaan päätynyt suoriin ”tee näin” -tyyppisiin käskylauseisiin. ”Passiivin välttäminen on yksi tärkeistä säännöistämme. Olemme myös päättäneet siirtyä asiakkaiden sinutteluun. Ohjeiden täytyy olla selkeät, että ihminen ymmärtää. Siksi emme kirjoita hakija vaan sinä. Koska lauseet ovat lyhyitä, kuvituksestakin on tehty mahdollisimman selkeä.”

Tekstien eri kieliversioissa käytetään kuitenkin erilaisia ratkaisuja. ”Meidän suomalaisten näkökulmastahan sinuttelu ei ole tylyä, mutta kun teksti käännetään ranskaksi, niin sitten se onkin. Kääntäjillä on tietenkin vapaus muuttaa ilmauksia käännökseen sopivaksi.”

Tuloksia kevyellä byrokratialla

Kampanjatyötä varten Maahanmuuttovirastossa perustettiin virkakieliryhmä, johon kuuluu Härkisaaren lisäksi kuusi työntekijää eri yksiköistä. ”Kutsuimme ryhmään sellaisia, joiden jo valmiiksi tiedetään olevan omien yksiköidensä kielipoliiseja. Lisäksi toki halukkaat ovat päässeet mukaan.”

Ryhmä on kokoontunut tarpeen mukaan, ja Härkisaari itse on toiminut hankkeen projektipäällikkönä. ”Olen ollut ehkä enemmän eräänlainen motivaattori. Olen järjestänyt kokoukset ja seurannut, miten asiat etenevät. Prosessikuvaukset olen tehnyt yhdessä graafikon kanssa. Lisäksi olen kirjoittanut pari tekstiä Kotukselle ja kaikki kampanjaan lähtenyt materiaali on ollut minun tekemääni.”

Muu henkilöstö on pidetty ajan tasalla viraston intranetin kautta. ”Emme ole halunneet tehdä prosessia kovin raskaaksi sillä, että lukemattomat ihmiset olisivat kommentoimassa. Jos joku on halunnut kommentoida, olemme totta kai ottaneet sen ilolla vastaan.”

Viraston johdolta Härkisaari kertoo saaneensa hankkeelle täyden tuen. ”Olemme menneet hyvin kevyesti ja voineet käyttää työajan varsinaiseen asiaan. Tarkkaa raportointia ei ole vaadittu, tulokset ovat kyllä nähtävissä.”

Kampanja tukee viraston työtä

Härkisaaren mukaan kampanjatyö on sujunut suunnitelmien mukaisesti. ”Tosin nythän kampanjatyö on jäänyt oikeastaan kokonaan tämänhetkisen tilanteen takia”, hän sanoo viitaten turvapaikanhakijoiden lisääntyneeseen määrään. ”Onneksi saimme kampanjan alussa niin paljon tehdyksi. Nyt meillä ei olisi enää aikaa kampanjatyöhön.”

”Näin turvapaikkahakemus etenee -kuvitus on ollut hurjan suosittu. Sille oli selkeä tilaus ja se on tehty aivan oikeaan aikaan. Olemme saaneet todella paljon kehuja ministeriöstä ja järjestöpuolelta näiden prosessien selkeyttämisestä. Suosittelen kaikille muillekin, että asetetaan tavoitteeksi sellaisia asioita, joita on jo muutenkin halunnut viedä eteenpäin.”

Kampanja on myös tukenut viraston arkea: ”Tällaiset hankkeet ovat sikäli tosi hyviä, että ne vievät asioita eteenpäin”, Härkisaari kertoo.

Mitä kampanjan jälkeen?

Kampanjan aikana on pohdittu myös henkilöstön kouluttamisen tarvetta. ”Kaikille asiantuntijoille olisi varmasti hyvä joku yleinen kielenhuoltokurssi. Kaikkein aktiivisin tekstintekijäjoukko olemme me viestinnän työntekijät, ja me taas haluaisimme syvällisempää koulutusta.”

Härkisaari tietää, mitä tekisi, jos saisi vapaat kädet ja rajattomasti resursseja virkakielityöhön. ”Sitten varmaan pidettäisiin se superkielenhuoltokoulutus meille viestintäläisille.” Myös jatkuvassa käytössä olevat päätöspohjat ja muut tekstimallit päätyisivät perusteelliseen tarkastukseen.

Nimenomaan asiakastekstejä kirjoittaville suunniteltu tekstinkäsittelyohjelma olisi myös ihanteellinen. ”Se huomauttaisi, että onkohan lause nyt hieman liian byrokraattinen. Se olisi ihan mahtavaa”, Härkisaari haaveilee.

Teksti: Mikko Juvonen ja Mirja Nissinen