Tietoa kielipolitiikasta, Suomen kielistä ja suomen sukukielistä, kielenkäytön lajeista, nimistöstä, eri kielimuodoista, kielen- ja nimistönhuollosta.

Kehityspäällikkö Elina Uotila edistää Trafissa hyvää kieltä

Liikenteen turvallisuusvirasto (Trafi) on mukana virkakielikampanjassa yhtenä seitsemästä pilotista. Pilottihankkeenaan virasto uudistaa asiakkaille lähetettäviä kirjeitä.

Elina Uotila on virkakielikampanjan yhteyshenkilö Trafissa. Hän työskentelee viraston viestinnässä kehityspäällikkönä. Uotilan toimenkuvaan kuuluvat erilaiset kehitystehtävät, markkinointi, viraston graafinen ilme sekä viraston käyttämä kieli.

Virkakielikampanjan yhteyshenkilöksi hän päätyi oman kiinnostuksensa ja työnsä toimenkuvan perusteella: ”Minua pyydettiin kampanjan yhteyshenkilöksi, sillä työhöni kuuluu kieliasioihin paneutumista ja niissä ohjeistamista muutenkin.”

Trafissa Hyvä kieli -projekti jo ennen kampanjaa

Trafissa oli alettu kiinnittää erityistä huomiota kieleen jo ennen virkakielikampanjaa: ”Meillä oli aloitettu Hyvä kieli -projekti jo ennen kuin meillä oli virkakielikampanjasta mitään tietoa. Aloite projektiin tuli Trafin sisältä.”

Hyvä kieli -projektissa parannetaan mallipohjien sekä eri järjestelmistä suoraan lähtevien kirjeiden ja päätösten kieltä. Samalla laaditaan ohjeistusta hyvästä kielestä eli tehdään Trafin tekstityyliopas. Projektiin liittyy myös henkilöstön koulutusta. Kyseessä on Trafille virkakielikampanjaakin laajempi projekti, sillä työ jatkuu vielä vuoden 2016 loppuun saakka.

Kankeudet ja teitittely pois viraston asiakaskirjeistä

Virkakielikampanjan aikana on uudistettu Trafin massakirjeitä. Ne ovat asiakkaille lähetettäviä kirjeitä, jotka lähtevät viraston järjestelmästä automaattisesti: ”Kirjeet lähtevät massoina suoraan tieliikenteen järjestelmästä, eikä kukaan tarkista niitä enää siinä vaiheessa.” Massakirjeet liittyvät esimerkiksi ajokortteihin sekä ajoneuvojen verotukseen ja rekisteröintiin.

Massakirjeet valittiin kampanjatyön kohteeksi, sillä virastossa oli jo ennestään tiedossa niiden kankea kieli. Siitä haluttiin eroon, jotta asiakkaat ymmärtäisivät paremmin, kuinka heidän tulee toimia. Osa massakirjeistä oli jo alun perin kieleltään aivan ymmärrettäviä, mutta niissäkin tyyli kaipasi muokkaamista: ”Osa kirjeistä oli ennen suorastaan tylyjä kirjeen vastaanottajaa kohtaan.”

Myös asiakaskirjeiden teitittelystä oli päätetty luopua: ”Johtoryhmä teki jo syksyllä 2014 päätöksen siitä, että jatkossa Trafi sinuttelee asiakkaitaan.”

Tekstien muokkausta työpajoissa

Kirjeitä on työstetty työpajoissa yhdessä viestintäkonsultin kanssa. ”Esimerkiksi verotuksen kirjeitä työstettiin niin, että niistä kerättiin keskeisimmät muokkausta vaativat kirjeet ja lähetettiin ne konsultille, joka kommentoi niitä. Sen jälkeen projektiryhmä, konsultti ja kyseisiä kirjeitä työssään käyttävät työstivät niitä työpajassa. Myöhemmin järjestettiin vielä toinen työpaja, jossa tekstit muokattiin valmiiksi.”

Massakirjeiden uudistettuja tekstejä on testattu sopivilla kohderyhmillä. Esimerkiksi kirje, joka lähetetään viritetyllä mopolla ajamisesta kiinni jääneille, luetettiin lukioikäisillä, ja ammattiautoilijoille suunnattuja kirjeitä on lähetetty rahtareiden yhdistyksen kautta ammattiautoilijoiden luettavaksi. Saatujen kommenttien perusteella tekstejä on vielä muokattu lisää.

Uudistusten pohjalta linjauksia ja ohjeita

Pilottihanke hyödyttää viraston kirjoittamista myös laajemmin. Massakirjeiden muokkaamisen pohjalta on jo hahmottunut linjauksia kirjoittamisen avuksi: ”Pyrimme laatimaan selkeät ohjeet siitä, mitä pitäisi ottaa huomioon, kun kirjoittaa esimerkiksi päätöstä tai selvityspyyntöä.”

Tärkeimpänä lähteenä ja apuna kieliasioissa Uotila itse käyttää viraston tiedottajaa, joka on valmistunut pari vuotta sitten äidinkielen opettajaksi. Hyvän kielen ohjeita on Trafissa kerätty viraston intranetiin, ja virkakielikampanjan materiaaleja on myös käytetty jonkin verran.

Kampanjatyö hyvässä vaiheessa

Virkakielikampanjan projektiryhmänä Trafissa toimii jo Hyvä kieli -projektia varten perustettu puolenkymmenen henkilön ryhmä. Uotila vetää projektiryhmää ja organisoi työpajoja.

Projektiryhmässä on mukana sellaisia henkilöitä, jotka ovat itse halunneet mukaan ja olleet asiasta kiinnostuneita. Huonona puolena Uotila mainitsee sen, ettei Trafissa tapahtuneen organisaatiouudistuksen jälkeen kaikilla ole ollut enää kovin paljoa aikaa osallistua projektiryhmän toimintaan.

Kiireestä huolimatta kampanjatyö Trafissa on hyvässä vaiheessa: ”Kaikkia massakirjeitä on työstetty, mutta osa niistä on vielä loppuviilausta vailla.” Työn tuloksia joudutaan vielä jonkin aikaa odottelemaan, sillä kaikki uudistetut tekstit eivät ole vielä käytössä. ”Jossain vaiheessa tuloksia varmaan mitataan jollakin tavalla. Pidemmällä aikavälillä neuvontapuheluiden määrän pitäisi vähentyä.”

Yksi Hyvä kieli -projektin tavoitteista on myös miettiä, miten kielenhuolto tullaan Trafissa hoitamaan projektin päättymisen jälkeen.

Kehittämistä positiivisella mielellä

Kampanja on otettu Trafissa hyvin positiivisesti vastaan: ”Ihmiset ovat suhtautuneet tähän innokkaasti.” Uotila toivoo, että kampanjatyöhön olisi ollut mahdollista käyttää enemmän aikaa. Hänen mielestään oli hyvä sattuma, että virkakielikampanja alkoi juuri samaan aikaan Trafin oman projektin kanssa, sillä näin saatiin lisää painoarvoa kaikelle hyvän kielen eteen tehtävälle työlle.

Jos kieleen käytettävät resurssit olisivat rajattomat, haluaisi Uotila panostaa virkamiesten koulutukseen enemmän: ”Silloin laitettaisiin kaikki oikein pätevän kouluttajan henkilökohtaiseen koulutukseen, jossa jokainen saisi perusteellista ohjausta kirjoittamiseen.”

Teksti: Lotta Broms

Haastattelu on tehty syyskuussa 2015.