Tietoa kielipolitiikasta, Suomen kielistä ja suomen sukukielistä, kielenkäytön lajeista, nimistöstä, eri kielimuodoista, kielen- ja nimistönhuollosta.

Miksi ja miten virkakieltä kannattaa parantaa?


Hyvä virkakieli hyödyttää meitä kaikkia. Se säästää aikaa ja vaivaa sekä viranomaisilta että kansalaisilta. Jos ohje vaikkapa tuen hakemisesta on tarpeeksi ymmärrettävä, ei hakijan tarvitse kysellä selvennystä ja lisätietoja. Hyvät tekstit sujuvoittavat myös hallinnon sisäistä yhteistyötä. Viranomaisviesti voi nimittäin jäädä epäselväksi myös toiselle viranomaiselle.

Hyvää virkakieltä vaatii viranomaiselta lakikin. Hallintolain yhdeksännessä pykälässä velvoitetaan viranomaiset käyttämään asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Suuri osa viranomaisen työstä on kirjallista. Siksi hyvät tekstit ovat olennainen osa työn laatua. Tätä korostetaan myös Hyvän virkakielen toimintaohjelman suosituksia esittelevässä virkakielikampanjassa.

Tekstien muokkaaminen on mielenkiintoista ja hyödyllistä: monet itsestään selvät asiat joutuvat uuteen valoon, kun mietitään, miten ne voitaisiin ilmaista yleisesti ymmärrettävällä tavalla. Samalla toimintojen ja tekstinlaatimisen yhteydet tulevat näkyviin. Kehittämishankkeisiin kannattaakin valjastaa monipuolinen ryhmä edustamaan tietotekniikan, asiakaspalvelun, hallinnon, viestinnän ja muiden tarpeellisten alojen asiantuntemusta.

Kotuksesta voi hankkeisiin pyytää virkakielen asiantuntijan apua.

Palaa otsikoihin

Säästöä selvällä virkakielellä

Virkakielen selkeyttämisellä ja tekstien lyhentämisellä on myönteisiä taloudellisia vaikutuksia. Työ on tuottavampaa, kun parempaa virkakieltä käyttämällä asiat hoidetaan nopeammin.

Jos jokainen valtion virkamies pystyisi selkeämmän virkakielen ja lyhyempien tekstien ansiosta käyttämään päivittäin 10 minuuttia ajastaan aikaisempaa tehokkaammin, voitaisiin koko valtionhallinnossa kohdentaa resursseja uudelleen lähes 70 miljoonan euron arvosta vuodessa. (Lähde: Hyvän virkakielen toimintaohjelma.)

Ruotsissa taas on laskettu, että keskikokoisessa kunnassa kirjoitetaan vuosittain noin 300 lausuntoa. Jos yhden lausunnon lukee 80 virkamiestä ja lukemiseen käytetään keskimäärin 15 minuuttia, kuluu aikaa kaikkiaan 6 000 tuntia.

Selkeämmän ja lyhyemmän lausunnon lukemiseen kuluisi ehkä vain 10 minuuttia. Silloin säästettäisiin kaiken kaikkiaan 2 000 työtuntia vuodessa. Se olisi melkein yhden ihmisen vuoden työpanos. Tässä arvioidaan vain yhdestä virkatekstien tyypistä koituvaa ajansäästöä. (Lähde: Klarspråk lönar sig, Regeringskansliet 2006.)

Palaa otsikoihin

Kirjoittajien taidot

Hallinnon toiminnan pitäisi olla tehokasta, vaikuttavaa ja asiakaslähtöistä. Niinpä sujuvuutta tarvitaan myös tekstien tekemisessä ja lukemisessa.

Jotta tavoitteeseen päästään, kirjoittajien on tiedettävä, millaiset seikat vaikuttavat viestin perille menoon. Heidän on hallittava oikeinkirjoituksen perusteet, osattava muotoilla helposti hahmotettavia lauseita ja virkkeitä ja kyettävä rakentamaan ymmärrettäviä tekstikokonaisuuksia. Heidän on myös osattava muotoilla viesti tilanteen vaatimalla tavalla.

Ihannetapauksessa nämä asiat on opittu koulussa, mutta monissa tehtävissä tarvitaan myös sellaisia taitoja, joita ei koulussa opeteta. Usein tarvitaan myös perehdyttämistä eri tekstilajeihin.

Maailma muuttuu, ja moni kaipaa opastusta verkkokirjoittamiseen, sosiaalisessa mediassa toimimiseen tai vaikkapa englannin ja suomen yhteensovittamiseen. Aika ajoin on hyvä päivittää tietoja ja palauttaa mieleen myös vanhoja oppeja.

Hyvän virkakielen toimintaohjelmassa ja kielipoliittisessa toimintaohjelmassa ehdotetaan mm.
seuraavia toimia kirjoittajien taitojen kehittämiseksi:

  • Kehitetään hallinnon tehtäviin valmistavaa koulutusta.

  • Kiinnitetään rekrytoinnissa huomiota selkeään kielenkäyttöön.

  • Järjestetään virastoissa koko henkilöstölle säännöllistä koulutusta.

Palaa otsikoihin

Kirjoittamisolot

Hyvä virkakieli ei ole riippuvaista vain kirjoittajien taidoista. Kirjoittajilla on oltava myös mahdollisuus käyttää taitojaan. Kielitoimiston kurssiensa vaikuttavuudesta tekemän kyselyn mukaan hyvän kielen esteenä voivat olla esimerkiksi kiire ja vakiopohjat, joita ei pääse muokkaamaan.

Kirjoittamisolojen hahmottamisessa auttaa seuraava kysymyslista:

  • Onko tekstille asetettu tavoitteet ja ovatko kirjoittajille, kommentoijille ja muut lopputulokseen vaikuttavat niistä selvillä?

  • Onko kirjoittajalla käytettävissään riittävän selkeää informaatiota kirjoitettavasta aiheesta? 

  • Onko kirjoittajalla liikkumavaraa, vai pitääkö pysyä lakitekstin tai hallinnon kielen sanontatavoissa joustamattomien tietojärjestelmien tai varovaisuutta painottavan ohjeistuksen vuoksi?

  • Ovatko mallipohjat ja muut työvälineet kunnossa? 

  • Onko kirjoittamiselle ja esimerkiksi kääntämiselle aikaa?

  • Tukevatko organisaation rakenteet ja toimintaprosessit hyvän tekstin tekemistä?

Hyvän virkakielen toimintaohjelmassa ja kielipoliittisessa toimintaohjelmassa ehdotetaan mm. seuraavia toimia kirjoittamisolojen kehittämiseksi:

  • Hillitään tekstien määrää.

  • Varataan aikaa ja resursseja tekstien kehittämiseen ja termityöhön.

  • Hyödynnetään kielen, tekstien ja vuorovaikutuksen asiantuntemusta kaikissa kehittämishankkeissa, etenkin tietojärjestelmien kehittämisessä.

  • Varmistetaan pysyvät resurssit säädösten kielenhuoltoon.

  • Lisätään EU-kokouksissa suomen tulkkausta, jotta valmistelu voidaan tehdä suomeksi.

Palaa otsikoihin

Motivaatio

Taitojen ja suotuisien olosuhteiden lisäksi tarvitaan myös motivaatiota tehdä hyviä tekstejä. Motivaatiota kartoittavat esimerkiksi seuraavat kysymykset:

  • Onko tekstille asetettu tavoitteet ymmärrettävyyden ja asiallisuuden suhteen, ja onko kirjoittaja sisäistänyt ne?

  • Palkitaanko tavoitteiden toteuttamisesta?

  • Uskalletaanko säädösten sisältöä avata ja soveltamisprosessi kirjoittaa näkyviin esimerkiksi päätöksissä?

  • Onko kirjoittajalla rohkeutta karsia tekstistä turhat rönsyt?

  • Kehitetäänkö mallipohjia ja vakiotekstejä vuorovaikutuksen näkökulmasta?

Kielenkäytön kehittäminen kannattaisi nostaa viraston tavoitteeksi, ja tuloksista olisi hyvä antaa myös tunnustusta. Tätä suositetaan Hyvän virkakielen toimintaohjelmassa. Kielipoliittisessa toimintaohjelmassa ehdotetaan, että selkeästä kielenkäytöstä jaettaisiin palkintoja sekä organisaatioille että yksittäisille kirjoittajille.

Palaa otsikoihin