Aineiston kerääminen ja luovuttaminen
Nauhoitearkisto ja Kotuksen eri hankkeet keräävät äänite- ja videoaineistoja vuosittain muutamia kymmeniä tunteja.
Kotuksen ulkopuolisilta kerääjiltä ja luovuttajilta arkisto ottaa vastaan erityisesti kotimaisiin kieliin ja suomen sukukieliin liittyviä tallenteita. Esimerkiksi ne, jotka keräävät aineistoa suomen kielen alan opinnäytettä varten, luovuttavat toisinaan keruunsa tulokset arkistolle. Arkistoon kannattaa ottaa yhteyttä jo ennen keruuta.
Arkistolle voi tarjota myös vanhoja jopa vuosikymmeniä sitten kerättyjä kokoelmia. Arkisto ottaa vastaan ne aineistot, joita se pitää toimintansa ja tehtäviensä kannalta tarkoituksenmukaisina.
Arkistoitujen äänitteiden ja videoiden pysyvä säilyminen taataan digitoinnilla ja aktiivisella kokoelmanhoidolla. Arkiston aineistot ovat asiakkaiden käytössä sääntöjen määräämällä tavalla. Arkisto valvoo aineistopyyntöjen asianmukaisuutta, erityisesti jos aineiston käyttöön liittyy erikoisehtoja tai aineiston sisältö vaatii käytön rajoittamista.
Aineiston luovuttaminen arkistolle
Kerääjää pyydetään täyttämään luovutuslomake. Luovutuksen ehdoista voidaan tarvittaessa sopia myös erillisessä
sopimuksessa. Luovutuslomakkeen lisäksi kerääjän tulee toimittaa riittävät arkistointitiedot kaikista tallennuksista sekä informanttien allekirjoittamat äänitys- tai videointiluvat.
Kerääjä voi suojata luovuttamansa aineiston määräajaksi, esimerkiksi kolmeksi tai viideksi vuodeksi, jotta muut eivät voi käyttää samaa aineistoa ennen kuin kerääjän oma tutkimus on valmis.
Arkaluontoisiin tms. aineistoihin voidaan määrätä pysyviä käyttörajoituksia, jolloin käyttölupien myöntäjäksi on syytä määritellä yleensä arkisto tai jokin muu yhteisö eikä yksittäistä ihmistä, koska luvan myöntävä taho on voitava tavoittaa vuosikymmentenkin kuluttua. Edellä mainitut tiedot merkitään käyttöehdot-kohtaan.
Palaa otsikoihin
Yleiset luvat
Informanteilta on aina pyydettävä kirjallinen lupa. Yleisiä lupia voidaan käyttää tallennettaessa sellaista aineistoa, jolla on muutakin kuin kielitieteellistä merkitystä mutta joka ei sisällä arkaluontoisia tietoja tai vaadi erityisiä käyttörajoituksia.
Puhutun kielen luvat
Informanteilta on aina pyydettävä kirjallinen lupa. Puhutun kielen keruulupia käytetään kielitieteellisen tutkimusaineiston hankinnassa. Lupia on kahdenlaisia. Väljempi lupa sallii näytteiden käytön puhuttua kieltä käsittelevissä yleistajuisissa julkaisuissa ja ohjelmissa. Tiukempi lupa rajaa käytön vain puhutun kielen tutkimukseen ja siihen liittyvään opetukseen. On suositeltavaa pyrkiä käyttämään väljempää lupaa.Muut luvat
Tarvittaessa voidaan käyttää myös muunlaisia lupia, joiden muotoilusta on hyvä neuvotella arkiston kanssa.Palaa otsikoihin
