Miten kehittää virkatekstejä?

Hallintolain mukaan viranomaisten kielen pitäisi olla asiallista, selkeää ja ymmärrettävää. Hallinnon toiminnan pitäisi olla tehokasta, vaikuttavaa ja asiakaslähtöistä. Niinpä sujuvuutta tarvitaan myös tekstien tekemisessä ja lukemisessa.

Kirjoittajien taidot

Jotta tavoitteeseen päästään, kirjoittajien on hallittava oikeinkirjoituksen perusteet, osattava muotoilla helposti hahmotettavia lauseita ja virkkeitä ja kyettävä rakentamaan ymmärrettäviä tekstikokonaisuuksia. Heidän on myös osattava muotoilla viesti tilanteen vaatimalla tavalla.

Ihannetapauksessa nämä asiat on opittu koulussa, mutta monissa tehtävissä tarvitaan myös sellaisia taitoja, joita ei koulussa opeteta. Usein tarvitaan myös perehdyttämistä eri tekstilajeihin.

Maailma muuttuu, ja moni kaipaa opastusta verkkokirjoittamiseen, sosiaalisessa mediassa toimimiseen tai vaikkapa englannin ja suomen yhteensovittamiseen. Aika ajoin on hyvä päivittää tietoja ja palauttaa mieleen myös vanhoja oppeja.

Kielipoliittisessa toimintaohjelmassa (s. 165–190) ehdotetaan mm.
seuraavia toimia kirjoittajien taitojen kehittämiseksi:

• Kehitetään hallinnon tehtäviin valmistavaa koulutusta.
• Kiinnitetään rekrytoinnissa huomiota selkeään kielenkäyttöön.
• Järjestetään virastoissa koko henkilöstölle säännöllistä koulutusta.
  

Kirjoittamisolot

Pelkät taidot eivät vielä riitä, vaan kirjoittajilla on oltava mahdollisuus käyttää niitä. Kielitoimiston vaikuttavuuskyselyn mukaan hyvän kielen esteenä voivat olla esimerkiksi kiire ja vakiopohjat, joita ei pääse muokkaamaan.

Kirjoittamisolojen hahmottamisessa auttaa seuraava kysymyslista:

• Ovatko tekstin tavoitteet selvillä kirjoittajille, kommentoijille ja muille lopputulokseen vaikuttaville?
• Onko kirjoittajalla käytettävissään riittävän selkeää informaatiota kirjoitettavasta aiheesta? 
• Onko kirjoittajalla liikkumavaraa, vai pitääkö tyytyä kömpelöön ilmaukseen joustamattomien tietojärjestelmien tai liian tiukan ohjeistuksen vuoksi?
• Ovatko mallipohjat ja muut työvälineet kunnossa? 
• Onko kirjoittamiselle aikaa?
• Tukevatko rakenteet ja prosessit hyvän tekstin tekemistä?
  

Kielipoliittisessa toimintaohjelmassa ehdotetaan mm. seuraavia toimia kirjoittamisolojen kehittämiseksi:

• Hillitään tekstien määrää.
  
• Varataan aikaa ja resursseja tekstien kehittämiseen ja termityöhön.
  
• Hyödynnetään kielen, tekstien ja vuorovaikutuksen asiantuntemusta kaikissa kehittämishankkeissa, etenkin tietojärjestelmien kehittämisessä.
• Varmistetaan pysyvät resurssit säädösten kielenhuoltoon.
• Lisätään EU-kokouksissa suomen tulkkausta, jotta valmistelu voidaan tehdä suomeksi.

Motivaatio

Taitojen ja suotuisien olosuhteiden lisäksi tarvitaan myös motivaatiota tehdä hyviä tekstejä. Motivaatiota kartoittavat esimerkiksi seuraavat kysymykset:

• Onko tekstin tekijä sisäistänyt ne tavoitteet, jotka lopputulokselle on asetettu?
• Palkitaanko tavoitteiden toteuttamisesta?
• Uskalletaanko säädösten sisältöä avata ja tulkintaprosessi kirjoittaa näkyviin esimerkiksi päätöksissä?
• Onko kirjoittajalla rohkeutta karsia tekstistä turhat rönsyt?
• Kehitetäänkö mallipohjia ja vakiotekstejä vuorovaikutuksen näkökulmasta?
  

Kielipoliittisessa toimintaohjelmassa ehdotetaan, että selkeästä kielenkäytöstä jaettaisiin palkintoja sekä organisaatioille että yksittäisille kirjoittajille.