Miksi virkakieltä kannattaa parantaa?

Hyvä virkakieli hyödyttää meitä kaikkia. Se säästää aikaa ja vaivaa sekä viranomaisilta että kansalaisilta. Jos ohje vaikkapa tuen hakemisesta on tarpeeksi ymmärrettävä, ei hakijan tarvitse kysellä selvennystä ja lisätietoja. Ymmärrettävä, kohtelias ja lukijan huomioon ottava teksti herättää luottamusta hallintoon paremmin kuin säädöksistä lainatut viralliset ilmaukset.

Hyvät tekstit sujuvoittavat myös hallinnon sisäistä yhteistyötä. Hämmästyttävän usein viranomaisviesti voi nimittäin jäädä epäselväksi myös toiselle viranomaiselle.

Sitä paitsi hyvää virkakieltä vaatii viranomaiselta lakikin. Hallintolain yhdeksännessä pykälässä velvoitetaan viranomaiset käyttämään asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Suuri osa viranomaisen työstä on kirjallista. Siksi hyvät tekstit ovat olennainen osa työn laatua.

Tekstien muokkaaminen on mielenkiintoista ja hyödyllistä: siinä oppii paljon paitsi kielen mahdollisuuksista myös omasta työstä. Monet itsestään selvät asiat joutuvat uuteen valoon, kun mietitään, miten ne voitaisiin ilmaista yleisesti ymmärrettävällä tavalla.

Samalla toimintojen ja tekstinlaatimisen yhteydet tulevat näkyviin. Kehittämishankkeisiin kannattaakin valjastaa monipuolinen ryhmä edustamaan it-alan, asiakaspalvelun, hallinnon, viestinnän ja muiden tarpeellisten alojen asiantuntemusta. Kotuksesta voi hankkeisiin pyytää virkakielen asiantuntijan apua.