Virkatekstitkin voivat muuttua

Salli Kankaanpää

 

Puheenvuoro virkakieliseminaarissa 28.2.2007 (Pikkuparlamentti)

Virkatekstejä kirjoitetaan moneen eri tarkoitukseen, ja eri tarkoituksiin kirjoitettavat virkatekstit, kuten suunnitelmat, päätökset ja tiedotteet, poikkeavat tietysti toisistaan.

 

Myös samaan tarkoitukseen kirjoitettavat tekstit muuttuvat ajan kuluessa. Jopa parissakymmenessä vuodessa kirjoittamisen tapa voi muuttua huomattavasti.

 

Esimerkki hallinnon tekstien muutoksesta: Helsingin rakennusviraston lehdistötiedotteet

Otan esimerkin viranomaisten tiedottavista teksteistä, lehdistötiedotteista. Olen väitöskirjassani Hallinnon lehdistötiedotteiden kieli (2006) vertaillut Helsingin kaupungin rakennusviraston lehdistötiedotteita, jotka on kirjoitettu 1970- ja 1990-lukujen lopussa.

 

Tutkimissani hallinnon lehdistötiedotteissa on tapahtunut ainakin neljänlaisia muutoksia:

 

1) Tiedotteet ovat muuttuneet kirjemäisistä uutismaisiksi.

 

1970-luvun lopulla rakennusviraston lehdistötiedotteissa toimittajaa puhuteltiin, niin kuin kirjeissä on tapana:

Arvoisa toimittaja!

Tiedotteet myös olivat tiedotussihteerin allekirjoittamia. Tällaisissa tiedotteissa ei ollut otsikkoa.

 

1990-luvun lopussa puhuttelut ja allekirjoitukset olivat jääneet pois, ja kaikki tiedotteet oli otsikoitu. Tavallisesti otsikko oli uutisille tyypillinen lauseotsikko, joka tiivisti keskeisen tiedotussisällön.

Vesiputkia rakennetaan Itäväylän alitse Puotilassa
(vrt. Vesiputkien rakentaminen)

2) Ohjailu on muuttunut suostuttelevammaksi.

 

Sekä vanhoissa että uusissa tiedotteissa kaupunkilaisia ohjaillaan, mutta ohjailun tapa on vuosien mittaan muuttunut. Vanhoissa tiedotteissa korostuvat kiellot ja määräykset, joita perustellaan haitoilla:

Ei lumikasoja pensasistutusten päälle.
Tällainen on kiellettyä.

Turha lumenpoisajo viheralueilta on haitallista – –.

– – työkoneet saattavat vahingoittaa kasvullisuutta.

 Uusissakin tiedotteissa esiintyy kieltoja ja määräyksiä, mutta lisäksi niissä esitetään suosituksia:

Pakottavan tarpeen voi ohjata katujen ja porttikäytävien sijasta 101 käymälään ja  49 pisuaariin.

Uusissa tiedotteissa painotetaan viraston ja kaupunkilaisten yhteistyötä:

Rakennusvirasto on siivonnut ja kunnostanut kaupunkia

– pitäkäämme Helsinki siistinä yhdessä.

Perusteluna uusissa tiedotteissa on ennen kaikkea ohjailtavan etu, kuten mahdollisuus ilonpitoon:

Parhaan mahdollisen ilonpidon tae on puhdas puistoluonto ja roskattomat kadut.

3) Sanasto on muuttunut arkisemmaksi.

 

Sekä vanhoissa että uusissa tiedotteissa esiintyy rakennusviraston toimialan ammattikielten termejä, kuten koolinkirunko, laiturielementit ja asbestinpurkukohde. 1990-luvun tiedotteissa niiden ohella käytetään tyyliltään arkisia ja jopa lapsenkielisiä tai leikillisiä sanoja:

duunari, saunafiilikset

kakankeruu, kähveltäminen

tipu, pupu

Rakennustarkastaja käy saunan valmistuttua toteamassa pytingin kestävyyden.

 

Tällaisia kevyemmän tyylin sanoja ei esiinny 1970-luvun tiedotteissa.

 

4) Tiedotteissa on alettu käyttää poeettisia tehokeinoja.

 

1990-luvun tiedotteissa käytetään poeettisia tehokeinoja, kuten alkusointua ja kielikuvia, joilla kiinnitetään lukijan huomio etenkin otsikoissa.

Vappunakin voi helliä Helsinkiä

1970-luvun lehdistötiedotteissa vastaavia tehokeinoja ei vielä harrastettu.

 

Mistä muutos johtuu?

Viranomaistekstien muotoutumiseen vaikuttavat mm. kirjoittamisen konventiot, tekstin tuottamisen ja kuluttamisen tavat sekä hallinnon ja yhteiskunnan ideologiat. Kun nämä muuttuvat, myös hallinnon tekstit muuttuvat.

 

Yhteiskunnan ideologiat vaikuttavat siihen, että kansalaisille ylipäätään tiedotetaan. Meillä kunnat velvoitettiin tiedottamaan aktiivisesti jo vuoden 1976 kunnallislaissa ja tiedottamisen tärkeyttä korostettiin edelleen vuoden 1995 kuntalaissa. Viranomaisten tehtävää kansalaisten palvelijana on painotettu ainakin hallintomenettelylain voimaantulosta 1983 alkaen.

 

1990-luvulla kuntien toimintaympäristö alkoi muuttua markkinaorientoituneeksi, ja esimerkiksi kuntien keskusjärjestön  tiedotussuosituksissa alettiin korostaa markkinointiviestinnän tärkeyttä. Markkinointi-ideologian lisääntyvä vaikutus näkyy rakennusvirastonkin lehdistötiedotteissa suostuttelevuutena ja myönteisyytenä sekä markkinoinnin kielelle tyypillisinä poeettisina tehokeinoina.

 

Rakennusviraston lehdistötiedotteiden kielen muutoksissa tärkeä osa on ammattitiedottajilla, jotka laativat otsikot, kehittelevät hauskoja kielikuvia ja vähentävät erikoiskielten termejä sekä muutenkin muotoilevat tekstit paremmin tiedotusvälineille sopiviksi. Lehdistötiedotteiden tuottaminen on 1970-luvulta 1990-luvun loppuun mennessä muuttunut rakennusvirastossa yhä tietoisemmaksi ja ammattimaisemmaksi, ja tiedotteita on alettu kirjoittaa entistä enemmän. Tämä on ollut mahdollista, koska tiedottajien määrää on lisätty. Keväällä 1979 rakennusvirastoon nimitettiin vasta ensimmäinen päätoiminen tiedotussihteeri, mutta vuonna 1999 tiedotusyksikössä työskenteli jo viisi tiedottajaa.

 

Tiedotusympäristö on siis vaikuttanut monin tavoin rakennusviraston lehdistötiedotteiden muutoksiin. Hallinnon tekstejä kehitettäessä onkin olennaisen tärkeää ottaa huomioon sekä kieli että kirjoittamisympäristö.

 

Tarvitaan sopivat olosuhteet selkeille teksteille

Meillä lienee aika yleisesti hyväksytty se hallintolakiinkin kirjattu ajatus, että viranomaisten on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Hyvän periaatteen omaksuminen teoriassa ei vielä riitä, ellei se johda käytännön toimiin. Tarvitaan siis sellaiset olosuhteet, että voidaan kirjoittaa selkeitä tekstejä.

 

Tarvitaan tietoa kielestä ja kielellisten valintojen vaikutuksista. Kun kukin kirjoittaja omasta ammattialastaan riippumatta tulee entistä tietoisemmaksi oman organisaationsa käyttämästä kielestä sekä kielellisistä valinnoista ja niiden vaikutuksista ylipäätään, pystyvät eri alojen asiantuntijat tehokkaasti ja näkemyksiään perustellen yhdessä saamaan yhdessä laadittavista teksteistä entistä selkeämpiä ja ymmärrettävämpiä.

 

Tarvitaan kirjoittajille koulutusta, jota voi tilata esimerkiksi Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksesta. Tarvitaan kirjoittajien käyttöön kielenkäytön oppaita, sanakirjoja ja muita apuneuvoja sekä aikaa opetella näiden tehokasta käyttöä. Tarvitaan riittävästi aikaa kirjoittamiseen.

 

Tarvitaan riittävä määrä kielen ammattilaisia, jotka osallistuvat kirjoittamiseen yhteistyössä asiasisällön asiantuntijoiden kanssa tarpeeksi varhaisessa vaiheessa ja joilla on todellinen mahdollisuus vaikuttaa lopputulokseen.

 

Motivaatiota tekstien kehittämiseen voi etsiä myös siitä, että jokainen virkateksti osaltaan vaikuttaa siihen, millaiseksi viranomaistoiminta kaikkineen muotoutuu ja millaisena se ymmärretään.

 

Hyvien aikomusten toteuttamiseen tarvitaan aikaa ja rahaa. Löytyisikö niitä helpommin, jos virkatekstin vastaanottajalla, esimerkiksi yksittäisellä kansalaisella tai alemmalla viranomaisella, olisi valta hyväksyä tai hylätä saamansa teksti samaan tapaan kuin lehdistötiedotteen virastolta saava tiedotusväline voi päättää, julkaiseeko se tiedotteen vai heittääkö sen roskakoriin?