Laekenin huippukokous päätti kutsua koolle laajan valmisteluelimen pohtimaan EU:n tulevaisuutta ja valmistelemaan sen perussopimusten uudistamista.Tätä elintä on nimitetty tiedotusvälineissä konventiksi, mikä perustuu elimen ranskankieliseen nimitykseen convention. Sama nimitys on käytössä myös englanniksi ja monilla muillakin EU-kielillä.

Puheenjohtajan ja kahden varapuheenjohtajan lisäksi valmistelukuntaan kuuluu 15 jäsenvaltion valtion- tai hallituksen päämiehen edustajaa (yksi edustaja kustakin jäsenvaltiosta), 30 kansallisten parlamenttien jäsentä (kaksi kustakin jäsenvaltiosta), 16 Euroopan parlamentin jäsentä ja kaksi komission edustajaa. Myös EU:n jäsenyyttä hakeneet valtiot ovat mukana valmistelukunnan keskusteluissa. Kansalaisille ja kansalaisjärjestöillekin järjestetään keskustelufoorumi, jossa voi ottaa kantaa valmisteltaviin asioihin. Näin pyritään saamaan työhön mahdollisimman monia näkemyksiä. Työnsä valmistelukunta aloittaa 1. maaliskuuta 2002. Päätösasiakirjansa sen pitäisi luovuttaa siitä vuoden kuluttua.

Tämän kokouksen suomenkielinen nimi on valmistelukunta. Sanaa käytetään suomenkielisissä EU-teksteissä. Samaa nimitystä käytettiin jo EU:n perusoikeusasiakirjan valmistelukunnasta, joka oli rakenteeltaan samanlainen kuin uudistusten valmistelukunta. Suomen kielessä tunnetaan jo ennestäänkin sana konventti. Sitä on käytetty monenlaisista kokouksista: tuttuja ovat esimerkiksi puoluekonventit ja Jehovan todistajien konventit. Monelle konventti on kuitenkin ennen kaikkea tuttu koulun toverikunnan ja sen järjestämän koulujuhlan merkityksessä.