Virkatekstit vaatimusten ristipaineessa

Ulla Tiililä

 

Alustus virkakieliseminaarissa 28.2. 2007 (Pikkuparlamentti)

Palaa otsikoihin

Tekstejä tehdään yhä enemmän

Lupaan otsikossani puhua virkateksteistä vaatimusten ristipaineessa. Puheenvuoroni ytimenä on se, että virkatekstejä tehdään paljon ja niiltä vaaditaan paljon, mutta odotukset ovat epärealistisia etenkin, kun niiden täyttämiseen ei ole luotu edellytyksiä. Voi sanoa, että virkatekstejä tehdään laatu- ja leikkauspolitiikan ristipaineessa. Miten perustelen tätä väitettä?

 

Tekstitöiden paljous on nykyään monen ihmisen arkinen kokemus mutta se saa tukea myös erilaisista tutkimuksista ja tiedoista esimerkiksi siitä, kuinka paljon paino- ja kirjoituspaperia kulutetaan. Yhä useampi ala sisältää kirjoittamista ja yhä useammassa työssä aika menee tekstien parissa. Jos tekstejä ei kirjoiteta, niitä suunnitellaan, niistä puhutaan, niistä kysytään ja niiden pohjalta vastataan.

 

Tekstejä tehdään paljon ja yhä enemmän myös aloilla, joissa ihmisen kasvokkaisen kohtaamisen pitäisi olla työn ydintä:

Sosiaalityöntekijä katsoo päätteelle eikä ihmisen kasvoihin.

Sairaanhoitaja istuu tietokoneen edessä kansliassa eikä potilaan vieressä.

Lastentarhanopettaja kantaa asiakirjapinoja siinä missä lapsiakin.

Tekstejä tehdään paljon myös aloilla, joissa resursseja muuten supistetaan Jos olisin oikein dramaattinen ja kärjistävä, sanoisin, että virkatekstejä laaditaan pinoittain sielläkin, missä lapset karkailevat,  vanhukset sidotaan sänkyihinsä ja oppilaat ovat vailla ohjausta.

  Palaa otsikoihin

Miksi tekstejä tehdään niin paljon?

Kirjoittamiseen velvoittavat ensinnäkin usein lait ja asetukset, jotka ohjaavat tekstien tekemiseen

Esimerkiksi vammaispalveluasetus ohjaa palvelusuunnitelman tekemiseen:

 

Vammaisen henkilön tarvitsemien palvelujen ja tukitoimien selvittämiseksi on yhdessä hänen ja hänen huoltajansa kanssa tarvittaessa laadittava palvelusuunnitelma.

(Asetus vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista 2. pykälä.)

Laki toimeentulotuesta taas mainitsee esimerkiksi kotoutumissuunnitelman ja aktivointisuunnitelman:

Perusosan suuruutta voidaan alentaa enintään 20 prosenttia sellaisen henkilön osalta, jonka toimeentulotuen tarve aiheutuu siitä, että:

1) – –
2) maahanmuuttajien kotouttamisesta ja turvapaikanhakijoiden vastaanotosta annetussa laissa (493/1999) tarkoitettu maahanmuuttaja on ilman perusteltua syytä kieltäytynyt kotoutumissuunnitelman laatimisesta

3) kuntouttavasta työtoiminnasta annetun lain (189/2001) 3 §:ssä tarkoitettu henkilö on kieltäytynyt osallistumasta aktivointisuunnitelman laatimiseen; tai

4)  –

(Laki toimeentulotuesta 2. luku 10. pykälä.)

Kun tähän lisätään laki kuntouttavasta työtoiminnasta, löydetään lisää pakollisia suunnitelmia ja päätöksiä:

Aktivointisuunnitelman laatiminen

Työvoimatoimisto ja kunta ovat velvolliset laatimaan aktivointisuunnitelman yhteistyössä 3 §:ssä tarkoitetun henkilön kanssa.

– –

Työvoimatoimiston tulee ennen toimenpiteiden aloittamista varmistua, että henkilön kanssa on tehty julkisesta työvoimapalvelusta annetun lain 5 luvun 2 §:n mukainen työnhakusuunnitelma.

– –

Työvoimatoimisto tai kunta tekee päätöksen siitä, onko suunnitelma katsottava keskeytyneeksi. – – Ennen keskeytyspäätöksen tekemistä työvoimatoimiston tai kunnan on kuultava henkilöä.

(Laki kuntouttavasta työtoiminnasta 2. luku 5. pykälä.)

Myös johtamisstrategiat vaikuttavat tekstitöitten lisääntymiseen. Tuloksia saatetaan mitata asiakirjatuotannolla, ja työn suunnittelu, seuranta ja arviointi tapahtuu tekstein. Tätä havainnollistaa ote Helsingin sosiaalitoimen vuosikertomuksesta:

 

Kertomusvuonna tehtiin 993 aktivointisuunnitelmaa. – –  sosiaalipalvelutoimistossa tehtiin 4 454 sosiaalityön suunnitelmaa.
(Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimen kertomus 2004.)

Palaa otsikoihin

Näkymätön tekstityö

Vaikka tekstejä toisinaan lasketaan työn tuloksina, asiakirjatuotanto lisääntyy myös hallitsemattomasti. Aina ei ilmeisesti ymmärretä, ajatella tai muuten vain oteta huomioon sitä, mihin esitetyt uudistukset ja niin kutsuttu työn tehostaminen ja kehittäminen johtavat. Hyvin usein se johtaa tekstitöiden lisääntymiseen

 

Aina ei mielletä, että dokumentointi ja kirjaaminen on kirjoittamista. Siksi on ehkä ymmärrettävää, että ei ihan kirkkaasti mielletä sitäkään, että ohjelmat, suositukset, strategiat tai vaikka laatukriteerit ja asiakasprofiilit ovat tekstejä. Vielä vaikeampi onkin siksi ehkä muistaa, että kilpailuttaminen, arviointi ja seuranta ovat kaikki tekstitöitä.

 

Paraikaa puhutaan kiivaasti esimerkiksi subjektiivisen päivähoito-oikeuden rajoittamisesta. Vaikka en ottaisi muuten asiaan kantaa, on tekstintutkijana korostettava sitä, että rajoittaminen ja tarveharkinta ovat aina byrokraattisia prosesseja, siis toimia, joita tehdään asiakirjojen avulla.

 

Palvelujen supistaminen ja rajoittaminen ei tuota säästöjä, jos ja kun supistettuja palveluja paikataan toisilla, joita vain osa kuntalaisista saa hakemusprosessin kautta. Keskustelussa olisi hyvä muistaa, että rajoittamiset ja tarveharkinnat viittaavat oikeaan työhön, joka vaatii tekijöikseen ison joukon ihmisiä, aikaa, asiakirjoja ja niiden tuotantotapoja.

 

Palaa otsikoihin

Tekstejä enemmän, tekijöitä vähemmän

Samaan aikaan julkisen sektorin työntekijöitä ei tavallisesti lisätä, päinvastoin, esimerkiksi valtionhallinnon ”tuottavuusohjelman” seurauksena tekijät vähentyvät. Jotta lisääntyvästä asiakirjatuotannosta silti selvittäisiin, osa teksteistä tehdään hierarkkisesti organisoidussa massatuotannossa, osa muuten vain kiireessä. Eräs ylitarkastajan nimikkeellä työskentelevä tuttuni valtionhallinnossa sanoi, että tekstit eivät hänen mielestään mene enää kenenkään keskushermoston kautta.

 

Hierarkkisesti organisoidussa massatuotannossa tekstit tehdään mallipohjille tai erilaisista mallipaloista koostaen. Yhden tekstin tai oikeastaan tekstipohjan tuottaminen työllistää siten useita ihmisiä viraston eri portailla: Osa ihmisistä suunnittelee tekstin kielellisiä valintoja, toiset teknisiä ja graafisia ratkaisuja. Kolmannet sitten käyttävät toisten luomia malleja joko sellaisenaan tai niitä muokaten. Tavallista muuten on, että tässä prosessissa ei ole yhtään kielen asiantuntijaa mukana.

 

Asiakirjatuotanto vie siis huomattavasti resursseja julkishallinnossa, vaikka tämä työ tuntuu olevan enimmäkseen näkymätöntä. Tekstityön näkymättömyys johtaa siihen, että kenelläkään organisaatiossa ei välttämättä ole kokonaiskuvaa siitä, ketkä kaikki vaikuttavat tietyn tekstin syntymiseen.

 

Tämä vaikeuttaa myös tekstien parantamista, sillä esimerkiksi kielenkäytön koulutusta saatetaan tilata väärälle kohderyhmälle. Etuuskäsittelijät istuvat kielenkäytön kurssilla turhautuneina valittamassa vetäjälle, että eivät he voi tehdä suositeltuja muutoksia, koska tekstit koostetaan valmiista katkelmista, joille he eivät voi mitään.

  Palaa otsikoihin

Millaisia ovat massatuotetut tekstit?

Tässä yhteydessä on ehkä syytä tarkentaa, että en ole varsinaisesti kapinoimassa esimerkiksi tekstien massatuotantoa vastaan, koska sillä on myös hyvät puolensa. Parhaimmillaan asiakastietojärjestelmiin kytketty mallipohjainen kirjoittaminen nopeuttaa kirjoittamista. Se tekee teksteistä myös tasalaatuisia. Malliteksteihin turvautuva virkailija tietää myös käyttävänsä kieltä, joka on saanut viraston ylätasolla siunauksen.

 

Ongelmallista on se, että tietojärjestelmiä ei yleensä ole ensisijaisesti luotu tekstien tekemiseen saati ymmärrettävien tekstien tekemiseen. Kirjoittajilla ei välttämättä ole oikolukuohjelmia käytössään tai he eivät näe tekstejä sellaisina kuin ne tulostuvat. Kun tekstejä tuotetaan eikä kirjoiteta, niillä on yhä useammin myös tahattomia ominaisuuksia.

 
Lukija kuvittelee ja hänellä on oikeus kuvitella saavansa itselleen kirjoitetun tekstin. Mutta kun vaikkapa eläkkeensaaja soittaa kysyäkseen epäselvästä päätöksestä jotakin, hän voi saada vastaukseksi, että tekstiin on vahingossa tullut kokonainen kappale, joka ei liity hänen tapaukseensa mitenkään.

 

Viraston ylätasolla kehitellyt mallit ovat myös kieleltään helposti abstrakteja, sellaisia, jotka eivät sellaisenaan sovi yksityisten ihmisten tiettyihin tilanteisiin. Tällainen teksti voi päällisin puolin näyttää ihan hyvältä. Sen lauseet ja sanat näyttävät olevan ihan ymmärrettäviä:

Eläkkeestänne vähennetään aiemman päätöksen perusteella samalta ajalta maksettu eläke.

Jos esimerkkikatkelman lukija saa useita eläkkeitä, hän voi kysyä, mistä eläkkeestä on kyse, mistä aiemmasta päätöksestä ja mistä ajasta. Kun teksti koostetaan palasista, myös sen yhtenäisyys ja loogisuus voi kärsiä. Myös sävyongelmia voi syntyä:

Teille on maksettu aiheettomasti asumistukea ajalla x–y. Liikamaksu on aiheutunut siitä, että asumistuen saaja on kuollut.

Esimerkkitekstissä on mekaanisesti yhdistetty kaksi saman aihepiirin mallikatkelmaa ottamatta huomioon, että lopputuloksessa puhutellaan vainajaa.

 

Palaa otsikoihin

Kielenkäyttö on toimintaa, toiminta on kielenkäyttöä

Puheenvuoroni yksi päätelmä onkin se, että kieltä on syytä tarkastella elimellisenä osana organisaation toimintaa, sillä tuotantotapa vaikuttaa ihan konkreettisesti tekstien ominaispiirteisiin

ja niiden kieleen.

 

Otsikossa mainitsemani ristipaineet ovatkin ruohonjuuritasolla esimerkiksi sellaisia että virastoissa ja laitoksissa yhtäältä tarjotaan kirjoittajille kirjoittamisen avuksi hyvinkin perinteisen virkakielisiä mallitekstejä toisaalta samaan aikaan esimerkiksi tilataan kirjoittajille koulutusta, jonka tavoitteena on opetella kirjoittamaan toisin

 

Puhuin edellä siitä, miksi tekstejä kirjoitetaan mainitsin esimerkiksi lakien ja asetusten velvoitteet.

Tämä oli aika kevyt selitys, sillä lakeihin kirjataan asioita tietyistä syistä. Sanoisin, että perimmältään kyse on siitä, että asioita pyritään dokumentoimaan yhä enemmän esimerkiksi ristiriitatilanteisiin varautumisen vuoksi. Tässä näkyy yhteiskunnan juridisoituminen.

 

Dokumentoinnin lisääntyminen liittyy myös siihen, että usko kirjoitetun kielen voimaan on tavattoman vahva. Me maallistuneet suomalaiset taidammekin olla tekstiuskovaisia. Uskomme, että asioita voidaan kirjata neutraaleina ja jotenkin muuttumattomina faktoina

 

Kuitenkin samaan aikaan, kun dokumentointi lisääntyy, tieto tulee myös yhä hankalammin hallittavaksi. Tieto muuttuu ja joskus jopa vääristyy kiertäessään asiakirjasta toiseen. Kun yksi asiakirja tehdään yhä useamman toisen pohjalta, vaikeat valinnat lisääntyvät ja toisaalta virheiden riski kasvaa.

 

Tiedon hallinnan vaikeutta lisää se, että kirjoittamisessa tehtyihin valintoihin vaikuttavat myös kirjoittamattomat lait, sosiaaliset normit ja asetelmat. Ne vaikuttavat esimerkiksi tyyliin ja retorisiin valintoihin, kuten siihen, ketä missäkin asiakirjassa tyypillisimmin referoidaan ja mistä aiheista puhutaan, mistä ei.

 

Hallinnossa on toisaalta nähtävissä suuntaus, jossa samaan aikaan, kun tuotetaan yhä enemmän tekstejä, kirjoittajien kädet sidotaan yhä tiukemmin. Standardointia siis lisätään. Tällä taas on kielipoliittisiakin seurauksia, sillä tietojärjestelmiin kytketty kirjoittaminen voi lisätä julkishallinnon kielen reifikoitumista. Tämä tarkoittaa sitä, että kirjoittajat joutuvat yhä useammin käyttämään kieltä, joka ole heidän omaansa ja johon heillä ei ole mahdollisuutta vaikuttaa.

 

Reifikaatio voi koskea myös kokonaisia tekstejä sekä viestinnän ketjuja. Näin käy esimerkiksi silloin, kun asiakaspalveluun liittyvät tekstit laaditaan muualla kuin missä palvelu tarjotaan. Esimerkiksi sairaaloissa ja terveysasemilla on tavallista lähettää vaikkapa kutsut vastaanotolle keskitetysti muualta kuin sieltä, missä palvelu tarjotaan. Tämä varmaankin tehostaa työtä vaatimusten mukaisesti. Samalla kuitenkin hoitohenkilökunnan nimissä lähetetään potilaille tekstejä, joiden sisältöä, alkuperää ja tekijöitä henkilökunta ei välttämättä tunne.

 

Tällaisten käytäntöjen seurauksena kasvaa myös kirjoittajan ja lukijan erillisyys ja palveluja tarjoavat työntekijät joutuvat vastaamaan teksteistä, joiden sisällöistä ja sävyistä he eivät ole vastuussa. Jos ja kun valtionhallinnossa erilaisia palveluja keskitetään, tämä ilmiö oletettavasti vahvistuu. Kun esimerkiksi it-palveluja keskitetään, etääntyvät tietojärjestelmien kehittäjät entisestään järjestelmien käyttäjistä siis kirjoittajista.

 

Käytännöt vaikuttavat hiljalleen myös siihen, miten käsitämme kirjoitetun kielen ja miten suhtaudumme kirjoitettuihin teksteihin. Tekstit, joiden ratkaisut eivät ikään kuin ole kenenkään harkituista ajatuksista lähtöisin, eivät ehkä ansaitse kovin keskittynyttä lukijakuntaakaan.

 

Tästä ei ehkä tarvitsisi olla kovin huolissaan, jos kirjoittaminen ei samalla olisi poissa jostakin muusta. Erityisesti sosiaali- ja hoitoaloilla ristiriitaiset vaatimukset alkavat nähdäkseni olla todellinen ongelma.Vaikka päiväkodeissa lasketaan, kuinka monta lasta saa jättää yhden hoitajan varaan, sitä ei tietääkseni yleensä lasketa, kuinka paljon työvoimaa kirjoittamiseen saa mennä.

 

Palaa otsikoihin