Miten virkakieltä parannetaan?

Työryhmän perustaminen pohjautuu hallitusohjelmaan, jonka mukaan ”laaditaan toimintaohjelma lainsäädännön, viranomaisviestinnän ja asioinnin kielen kehittämiseksi”. Asia ei ole uusi eikä tämän hallituksen keksintöä, vaan monet sukupolvet ennen meitä ovat kiinnittäneet huomiota viranomaiskieleen.

Kieli ei ole toiminnasta irrallaan, vaan se on osa jokapäiväistä työtä. Nykyisin kaikissa ammateissa vaaditaan hyvää kirjoitustaitoa ja selväkielistä suullista ilmaisua. Viranomaisen ja kansalaisen välisessä viestinnässä ymmärrettävä kieli on järkevän toiminnan ehto. Jos esimerkiksi lomake on epäselvä tai etuuspäätösteksti käsittämätön, kuluu niin viranomaiselta kuin kansalaiseltakin paljon aikaa, vaivaa ja rahaa selvitettäessä, mitä oikein tarkoitetaan.

Kovin pitkälle ei päästä, jos ilakoidaan epäselvillä teksteillä ja jäädään hämmästelemään sen ja sen viranomaisen kielen mahdottomuutta. Siitä voi saada aikaan viihteellisen lehtijutun, mutta päivittely ei auta ketään. Viranomaiskieltä parannettaessa tulee keskittyä niihin oloihin, joissa tekstejä tehdään. Mitä tämä tarkoittaa? Mainitsen vain pari esimerkkiä.

Viranomaiset laativat tekstejä nykyisin tavattoman paljon, eikä aina mietitä sitä, ovatko kaikki tekstit tarpeen. Jokaisen viranomaisen tuleekin miettiä, miksi teksti tehdään ja kenelle se on tarkoitettu. Yksi ratkaisu on, että vähennetään esimerkiksi lakisääteisesti tuotettavien tekstien määrää. Onko tällä suunnittelu- ja raportointiyhteiskunnalla varaa vähentää tekstejä? Miksi päiväkodin työntekijän pitää kirjoittaa niin monia raportteja ja suunnitelmia?

Toinen keskeinen asia koskee niitä viranomaisia, jotka tuottavat päivittäin päätöksiä kansalaisille, kuten Kela. Tällöin teksti tehdään valmiista palasista tietojärjestelmien varassa, eikä yksittäinen työntekijä voi muokata kokonaisuutta. Siksi on kiinnitettävä yhä enemmän huomiota siihen, että järjestelmiä kehitetään niin, että kokonaisuudesta muodostuu järjellinen teksti.

Yksi toimintaohjelma ei tietenkään ratkaise viranomaiskielen kysymyksiä, ne ratkaistaan työpaikoilla. Työryhmän tärkeimpiä tehtäviä on tuoda esiin jo olemassa olevia hyviä käytäntöjä malliksi muille sekä innostaa virastoja noudattamaan niitä ‒ ja ehkä löytämään vielä uusiakin. Ymmärrettävän virkakielen aikaansaamiseksi on pohdittava kirjoittamisen edellytyksiä sekä työpaikkojen toimintatapoja ja -rakenteita, joilla virkakielen ja siihen kuuluvan nimistön toimivuuden tarkastelusta tulee osa jokapäiväistä työtä.